Специалисты разъяснили, в каких ситуациях необходимо письменное согласие сотрудников, а когда можно обойтись без него.
Ключевое значение имеет цель использования отснятых материалов. Если фотографии и видео предназначены для внутреннего пользования, например, для архива компании или обмена внутри коллектива, согласие работников не требуется. Такая обработка персональных данных считается законной.
Совершенно другие правила действуют, если материалы планируется использовать за пределами организации. Публикация в социальных сетях компании, размещение на рекламных носителях, печать на сувенирной продукции или рассылка партнерам и клиентам требуют обязательного письменного разрешения каждого человека, попавшего в кадр. Это согласие можно оформить заранее, включив соответствующий пункт в документы при приеме на работу, или получить непосредственно перед началом мероприятия.
Независимо от цели съемки, организаторам важно заранее проинформировать сотрудников о планируемой фото- и видеосъемке. Сообщить об этом можно в приглашении на мероприятие или в начале праздника. Стоит также пояснить, где и как долго будут храниться материалы.
Если сотрудник отказывается от съемки или просит удалить уже готовый кадр с его изображением, эту просьбу необходимо выполнить. Таким образом компания соблюдает право человека на защиту его чести и достоинства.
Эксперты подчеркивают, что четкое понимание цели использования материалов и уважительное отношение к пожеланиям коллектива помогают провести корпоративное мероприятие без конфликтов и нарушений законодательства о персональных данных.
